Huskeliste for planlegging og gjennomføring av vinkvelder
Ansvaret for planlegging og gjennomføring av vinkvelder, medlemsmøter og årsmøte går på omgang blant medlemmene.
På hver vinkveld utpekes det 3 til 4 medlemmer som har ansvaret for å planlegge og gjennomføre neste vinkveld etter møteplanen som er vedtatt av årsmøtet, dvs.:
- Bestemme hvor vinkvelden skal arrangeres og gjøre avtale med arrangørstedet.
Vinklubben har avtale med Tingvold, som må varsles hvis møtene avviker fra møteplanen.
Avtalen med Tingvold Park Hotell omfatter:
- Møterom
- Dekking av bord med 4 vinglass og 1 glass til vann inkl. vann
- Servering av avtalt måltid i henhold til avtale med Tingvold
- Vinklubben skaffer selv de vinene som skal prøvesmakes og serveres til maten
- Bestemme hvilke 3-4 viner som skal prøvesmakes og serveres til maten på vinkvelden.
I forberedelsene til møtet inngår testing av 1 flaske av hver av vinene for å sikre riktig valg,
og for å kunne presentere vinene på vinkvelden.
- Sende invitasjon til medlemmene senest 2 uker før vinkvelden med rimelig frist for påmelding.
- Inngå endelig avtale med arrangørstedet om antall deltakere og praktisk gjennomføring av Vinkvelden, bl.a. sørge for at maten som serveres, passer til vinene som prøvesmakes.
- Kjøpe vin
- ca. ¾ flaske til sammen av de 3-4 vinene pr. deltaker.
- vinen kan koste inntil kr. 150,- pr. deltaker, inkludert kostnad til prøvetesting før vinkveld.
- til Årsmøtet bevilges det ekstra penger til vinkjøp. Vanligvis det dobbelte av det vi bruker på en vanlig vinkveld. (Kfr. Styret)
Kassereren kan utbetale forskudd for å dekke kostnadene til vinkjøp.
Vær oppmerksom på at viner som er med i Vinmonopolets bestillingsutvalg, eller som
ikke er med i utsalgets standardutvalg, har varierende leveringstid. Standardutvalget i Vinmonopolets utsalg i Steinkjer omfatter langt fra alle vinene som vinklubben bør
være interessert i.
Det lønner seg derfor å planlegge vinkvelden i god tid for å være sikker på å få tak i
”de rette” vinene.
- Stå for den praktiske gjennomføringen av vinkvelden:
- avtale tidsplan med arrangørstedet
-
lede oss gjennom vinkvelden
- servere og presentere vinene
- lede prøvesmakingen og vurderingen av vinene
- kreve inn betaling for serveringen (og for vin fra medlemmer som ikke har bet. kontingent)
- gjøre opp med arrangørstedet
- sørge for at eventuelt etterarbeide blir gjort, for eksempel:
- selge eller returnere eventuelt overskudd av vin
- skrive ”rapport” om møtet i møteboka
- rydde i samråd med arrangørstedet
- gjøre opp med kassereren
Steinkjer, 12.02.08
HSJ
Oppdatert 11.02.2009
|